CEO를 감동 시키는 프리제테이션

​CEO를 감동 시키는 프리젠테이션 - 박혁종

안녕하세요,

이번에는 PPT 기술일 익히기 위하여 CEO를 감동시키는 프리젠테이션을 읽어 보았습니다. 12/22(토)-12/25(화)까지 틈나는 대로 읽었습니다. 크리스마스 분위기에도 맘잡고 읽었네요^^,

회사에서 가끔 프리젠테이션을 할때면 만들어진 폼(Form)을 쓰거나 남이 만들어 논거에서 짜집기 정도로 그때그때 상황만 넘어가는 정도로 프리젠테이션을 했었죠... 반성합니다... ㅠㅜ

이책을 통해 프리젠테이션에대한 Skill을 높여보도록 하겠습니다.

요약 및 서평 들어갑니다.

Part 1 Mr.Big, 그는 누구인가?

Mr.Big은 우리가 흔히 볼수 있는 직장상사를 가상의 인물로 설정해 두었다. 회사의 부장 또는 임원진 정도로 볼 수 있겠다.

그는 항상 바쁘다 시간의 효율과 비지니스적 사고로 냉철함을 가지고 있는 그에게 프리젠테이션이란 크게는 회사 사업의 시작이라고 할 정도로 많은 관심을 가지고 있다. 반대로 프리젠테이션을 제대로 해내지 못하는 경우는 죄악이라고 생각하여 복수를 한다. 회사내의 최고 결정권자인 그를 어떻게 설득하고 나의 의견의 동의를 얻어낼것인가에 대하여 그를 설명한다.

Part 2 구성편

"똑같은 내용이라 하더라도 어떻게 풀어가느냐에 따라 설득력에는 엄청난 차이가 있다. Mr.Big이 선호하는 프리젠테이션의 내용 구성을 알아보자."

지피지기면 백전백승이다.(상대를 읽지 못하면 뭘 해도 진다), 위해단 투수는 단지 공의 제구력이 뛰어나고 또한 빠른 공을 잘 던지는 데에서 그치지 않는다고 한다. 각 타자들의 강점과 약점을 보는 눈을 가지는 것은 기본이고, 상대팀 전체의 분위기나 사기 및 최근의 전략과 성적ㅇ을 분석하며, 더 나아가서는 경기 당일의 풍속, 풍향, 온도 또한고려하면서 마운드에 오른다고 한다. Mr.Big의 속마음을 읽어야 이기는 전략과 전술이 나온다.

콜라 주세요 -> "없어요" VS "사이다는 있는데요"

어떤 사람이 A 편의점에 들어가서 "시원한 콜라 하나 주세요" 라고 말했다. 하지만 점원은 냉장고에 콜라가 다 팔려서 "없는데요"라고 말했으며 손님은 B 편의점으로 가서 똑같이 콜라를 찾았다. B 편의점도 콜라가 없기는 마찬가지였지만 B 편의점 점원은 "지금 콜라는 없고, 사이다는 있는데, 어떠세요?" 그러자 손님은 "네, 시원한걸로 하나 주세요", 여기서 말하고 싶은 내용은 Mr.Big은 단순히 지금의 표면적 문제를 일시적으로 해결하는 접근이 아닌, 근본적인 대응책과 거시적인 관점에서의 개선방향을 당신에게 원할 것이다. 

단순하게 매출의 확대를 원하는 것보다 매출 확대를 통한 사업의 확대를 원할것이고, 단순하게 손실의 최소화를 원하는 것보다는 이익구조의 개선을  원할 것이다.

※실무자와 Mr.Big의 차이

실무자가 하는 프리젠테이션의 내용

- 부분에 충실

- 시간 흐름 순으로 보고

- 배경, 필요성, 문제점을 우선

- 내용은 두꺼워야 많아야 설득력

- 실무 전문용어와 약어를 남용

Mr.Big이 관심있어 하는 내용

- 전체와 개략을 중시

- 핵심 내용이 먼저 출현

- 결론, 해결, 효과, 효율에 관심

- 내용은 얇아야, 쨟아야 경쟁력

- 알아들을 수 있는 일반 용어 선호

"사람들에게 연설하려 할 때 나는 그들이 듣고 싶어 하는 것이 무엇인가를 생각하는데 3분의 2의 시간을 썻고, 내가 말하고 싶은 내용을 생각하는데 3분의 1의 시간을 사용했다." - 에이브라함 링컨

프리젠테이션은 단거리 달리기! 처음부터 전속력으로 뛰어라!!

프리젠테이션은 유한한 시간 속에서 겨뤄야하는 경쟁적 위사전달이기 때문에 장거리 달리기보다는 단거리 달리기와 훨씬 더 유사한게임이다. 출발과 동시에 Mr.Big의 이해도와 공감대를 최대한 빨리 이끌어 내는 것이 가장 유리한 성공전략이며 결론부터 먼저 이야기 하면서 프리젠테이션을 시작하는 것이 발표자에게 훨씬 유리하다.

위 그림처럼 결론이 처음부터 나오고, 중반부에 진행되는 각 단계별로 결론을 지원하는 3가지의 소주제가 연결되고, 각 소주제가 나올 때마다 최초에 제시되었던 결론을 지속적으로 짚어주면서 진행되는 구성이 바로 '결승전'(기승전결에서 '결'먼저 '승', '전')

<세상에서 가장 훌륭한 프리젠테이션의 구성 흐름>

1. 먼저, 당신이 무엇을 말할 것이지를 이야기한다.

2. 그 다음에 내용을 말한다.

3. 마지막으로 당신이 무엇을 말했었는지 이야기한다.

"모든 것에서 이길 수는 없다. 이겨야 할 곳을 찾아내 집중해야 한다."

많은 메시지를 담고 있는 프리젠테이션을 하게 되면 Mr.Big은 일시적인 충격을 받게 되지만, 단 하나의 강한 핵심 메시지(Killer Message)를 담고 있는 프리젠테이션을 하면, Mr.Big의 마을과 인식의 벽을 뚫어내고 관통할 수 있는 확률이 높아진다.

※ '3'이라는 숫자의 마력

1명일때보다 3명 일때 사람들이 동요된다.

3가지의 소주제만을 선정하고, 3가지의 요점으로 증명해 주는 방식 그리고 각각의 소주제들을 설명하는 슬라이드 한 장마다 담고 있는 내용들 또한 3가지 정도에 국한시키는 구성 방식이 가장 간결하고 단순하며 효과적으로 내용을 담을 수 있는 프리젠테이션의 그릇이 된다.

3이라는 숫자는 설득에 있어 가장 강력한 숫자이기 때문에 사람의 마음속으로 침투하려면 이 '3'이라는 숫자로 들어가야 한다.

※가장 바람직한 프리젠테이션 - 블록버스터 서스펜스 스릴러형

초반부터 매력적인 이야기로 관심도를 높인 후에 여러 가지 메시지를 적절하게 배열하고 내용에 있어서도 가슴에 팍팍꽂히는 설명이 지속되었을 때에 나타나는모습이다. 프리젠테이션이 시작되어 끝나는 그 순간까지 Mr.Big의 집중과 몰입을 끊임없이 이끌어 낼 수 있다.

※ 매력적인 구성을 위한 노하우

1단계. 프리젠테이션을 통해 이루어야할 '단 하나의 주제'를 명확히 한다.

2단계. 프리젠테이션의 목적을 명확히 한다.

3단계. 결정된 프리젠테이션의 유형을 근간으로 핵심주제를 풀어갈 적절한 전략을 선정한다.

4단계. 선정한 전략들의 전후관계를 고려하여 배열할 순서를 조정한다.

5단계. 반드시 실패하게 만드는 요소에 부합되는 사항이 있는지 검토해 본 후 최대한 피한다. 실패 포인트에 있는 모습들은 Mr.Big이 가장 싫어하는 프리젠테이션의 모습이프로 어떻게 해서든지 피해야 하고, 어쩔 수 없다면 최소화시켜야 한다.

6단계. 꼭 필요한 양념(객관성을 넘어서는 주관성)을 부가한다.

※ 유머와 위트의 펀치를 날린다.

주제와 직접적으로 연관된 유머/위트를 사용해야 한다.

자신이 던진 유머에 자기가 먼저 웃지말고, 가벼운 미소를 얼굴에 보이면서 이야기 해야 한다.

듣는 상대방 그 누구라도 조롱이나 비아냥거리는 느낌 감정적 공격으로 받아들여서는 안 된다.

신선한 내용으로 간결하고 뚜렷하게 구사해야 한다.

연출하고 기획해라

※ 명확한 확신과 감의 원천: 비유, 비교!

예를 들어 회사가 기존에 수행하지 않았던 인터넷 게임 시장에 뛰어들어야 하는 필요성을 설명해야 할 경우를 보면 다음과 같다.

임 시장은 이보다 더 훨씬 더 매력적입니다.

※ 수치를 제시하면 Mr.Big은 꼼짝 못한다.

※ 직접적 이익과 간접적인 위협을 제시하여 밀고 당겨라!!

직접적 이익 제시의 예: "우리 회사의 보험서비스 회원이 되시면, 국내에서 유일하게 정확한 날짜에 맞춰 고객님들의 자동차 정기검사를 무료로 대행해드리기 때문에 첫째, 약 5만원 정도의 검사 대행료를 절약할 수 있고, 둘째, 정기 검사일에는 렌트카를 50%할인된 가격에 이용하실 수 있는 혜택을 드리고 있습니다.

간접적 위협 제시의 예: "제가 지금까지 설명한 이 결재 시스템은 여러분의 경쟁사인 A사, B사, C사에서 모두 사용하고 있습니다. 이 시스템으로 많이 이익을 내고 있으며 여러분의 하위의 경쟁력을 가지고 있는 D사도 이 결재 시스템의 도입을 심각하게 검토중에 있다고 합니다."

※ 생생한 현장, 고객의 소리는 Mr.Big에게는 정말 매력적인 수갑이다.

안녕하세요 xxx 제품을 사용해 본 고객입니다......

Part 3 슬라이드편

"이왕이면 다홍치마'라는 말과 같이 좀 더 깔끔하고 정갈한 슬라이드가 훨씬 매력적으로 보이고 믿음이 간다. Mr.Big이 선호하는 슬라이드에 대해 알아보자.

프리젠테이션의 성공 공식이 있다. "(구성전략) x (슬라이드) x (발표자)"

 - 구성전략 : 무슨 이야기를 어떻게 하는가?

 - 슬라이드 : 어떻게 보여줄 것인가?

 - 발표자 : 어떻게 실행할 것인가?

※ 슬라이드가 가져야 하는 예절 기본 세 가지

첫째, 직독성이란 보는 사람으로 하여금 '슬라이드를 한눈에 알아볼 수 있도록 한다'

둘째, 간결성은 '복잡한 것을 간결하게 압축하여 표현한다.' 슬라이드는 핵심만을 다루고 있어야 하며 없어도 되는 것은 과감히 없애야 한다.

위에서 보면 두번째그래프가 한눈에 들어오며 간결하다.

세번째, 소구성은 '중요한 점을 눈에 띄도록 강조하고 있어야 한다.'는 것이다. 슬라이드에서 '이것만큼은 봐주었으면 하는 부분'에 대해서는 색깔처리를 달리 한다거나 기호나 도형 등을 이용하여 눈에 띄도록 표시를 해주는 것이 좋다.

슬라이드를 더욱 간결하게 만들기 위해 스스로에게 끊임없이 던져야 하는 질문!

 - 이것들을 그림이나 이미지 또는 도표형태로 바꿀 수는 없을까?

 - 이것들을 나영하지 않고, 비슷한 유형이나 관계로 묶어 줄 수 있을까?

 - 이 중에서 Mr.Big의 관심을 끌만한 대표적인 단어는 없을까?

 - 힌트만 먼저 던져 주고서, Mr.Big이 찾아내게 하면 어떨까?

슬라이드를 시원하게 만들 수 있는 대 원칙에 대해서 알아 볼 것이다.

'숫자와 글자'들은 기필코 마사지 하라!' 숫자 마사지의 결과가 바로 '그래프'이고, 글자 마사지의 결과가 도형의 연결인 '도해'라고 할 수 있다.

그래프와 도해를 작성할 때에는 나름대로의 원칙과 프로세스가 있다.

첫째, 내용을 잘 표현할 수 있는 가장 적절한 형태를 고르되 이해하기 어려운 유형의 형태는 가급적 피하고, 누구에게나 익숙하고 쉬운 형태를 사용하는 것이 좋다.

둘째, 단순하게 ㅍ현하되, 강조할 포인트를 집중 부각해야 한다.

셋째, 그래프나 도해를 표현할 때에도 인식의 흐름, 시각의 흐름을 최대한 거스르지 말아야 한다.(오른쪽에서 왼쪽으로)

알아두면 바로 써 먹을 수 있는, 피가 되고 살이 되는 그래프 작성 방법.

※ 구서의 비율 표현 / 원 그래프

전체의 백분율 즉, 각 부분이 전체 중에 차지하는 비율을 나타낼 때 쓴다.(비중, %)

 - 강조 또는 항목들간의 서열이 없는 한, 12시부터 시계방향으로 비중이 가장 큰 항목의 순으로 기입하고, 기타 항목을 끝에 두어야 인식율이 높아진다.

 - 중요한 항목에 색을 넣어 강조해 주면 좋다.

 - 수치로 된 비율 정보는 그래프 안에 표시하고, 항목은 밖에 표시하는 것이 인식하기에 더 좋다.

항목이 많을 경우에는 비중이 크지 않은 요소들을 모아서 '기타'의 항목으로 묶어 별도의 다른 그래프로 나머지 항목의 구성을 보여주는 것이 좋다.

※ 세로 막대그래프

항목별로 제시된 넓이나 높이만큼으로 비중의 차이를 보여주는 그래프이며 원그래프에 비해 상대적으로 직독성은 낮지만, 공간을 절약할 수 있고, 글자를 더 많이 쓸 수 있다.

※ 항목의 차이 / 비교 상태 표현 / 가로 막대 그래프

각 요소들의 크기, 양 등 수치로 표현되는 결과의 순위를 한눈에 비교하되, 차이점을 최대한 부각.(순위, 변화, 차이, 유사 = 막대그래프로 표현)

생산품 비율은 지역마다 다르다.

우리회사의 6개의 지점 중 두곳이 손실을 보이고 있다.

※ 폭포형 그래프, 세로막대 그래프의 변형이다. 

일반적으로 문제나 현상의 원인을 파고 들어갈 때, 어떤 것이 가장 큰 주요인이되는지를 볼 수 있다.

※ 시간 흐름상의 변화 추이 표현 / 세로형 막대 그래프

시간을 기준으로 항목의 변화를 그래프에 표현하다. / 5개 이상을 넘지 않는 것이 좋으며, 수치 비중이 적은 내용들을 '기타' 항목으로 두어 압축하는 것이 좋다.

막대그래프를 연결하면 시간 상의 흐름 속에서 항목의 구성비중이 바뀌는 모습을 보여줄 수 있으며 이때 항목별로 색깔을 구분하여 주고, 각 마디별로 선을 연결하여 주면 직독성을 훨씬 높여 줄 수 있다.

선그래프 : 세로형 막대 그래프에 비해서 보다 길고 많은 시간항목을 다룰 수 있다는 장점과 시간안에서 역동적인 변화 및 강조 또한 여러가지 항목들을 비교하는 데에 효과적이다.

A제품의 생산량은 점차적으로 증가하고 있다.

제품의 생산량은 투입인원에 비례하여 점차적으로 증가하고 있다.

연못의 연꽃이 매일 두 배가 된다면 30일 후에 연못을 꽉 채우게 된다.

※ 빈도의 표현

항목이 가지고 있는 정보들이 어느 곳에 집중되어 있는지 또는 분산되어 있는지를 표현하는 경우이며, 일반적으로 세로 막대 그래프로 그리거나 선 그래프로 그리게 되나, 다루고 있는 항목의 수가 많으면 선 그래프로 표시하는 것이 좋다.

A 매장은 B 매장에 비해 평균 판매가격이 높다.

※ 상관관계의 표현

가격 할인과 판매량에는 상관관계가 있다.

알고보면 정말 쉬운 도해!

애니메이션에 대한부분은 간략히 정리하면 되도록 쓰지말자 이다.

색상에 대한 부분도 간략히 정리하면 꼭 강조되는 부분에만 7가지 색상내에서 제한적이고 일관되게 쓰자.

그라데이션은 시선의 방향으로 짙게 표현하면 좋다.

당신의 슬라이드는

 - 충분히 함축적이고 이해하기 쉽게 표현되어 있는가?

 - 설명하지 않아도 쉽게 이해할 수 있고, 3초 안에 문맥을 이해할 수 있는가?

 - 통일성을 가지며 세련되고 완결성을 가지고 있는가?

Part 4 실행편

"철저한 준비를 했더라도 실전에서 잘못하면 모든 것이 허사가 되어버리는 것이 바로 프리젠테이션!"

※ 아무도 가르쳐 주지 않던 신체적인 통제 기술

 - 시작 전 일어나서 가볍게 서성여 주는 것이 좋음

 - 크게 심호흡

 - 밝고 경쾌한 목소리로 힘차게 시작(연습때도 마찬가지 크고 밝게)

 - 사전에 철저하게 준비한 가벼운 인사말과 위트있는 유머

※ 아무도 가르쳐 주지 않던 정신적인 통제 기술

 - 성공한 체험을 되살릴 수 있는 물건을 가지고 임한다.(마음속 수호신 예, 만년필, 구두, 마우스, 넥타이)

 - Mr.Big을 포함한 다른 청중들을 나와 친한 사람이라고 생각한다.

 - 모든 청중들을 초등학생/유치원생이라고 생각한다.

 - 스스로를 칭찬하다.(시작전 화장실에서 거울을 보고)

 - 익숙한 옷과 물건을 지니고 가는것이 좋다.

 - 프리젠테이션 장소에 30분 전에 도착

왕도는 없다 연습만이 살길이다.

무조건 큰 목소리로 진행한다.

최대한 빠른 속도로 진행 해보며 전체 흐름을 인지한다.

자신이 준비한 모든 내용을 리허설하여 시간을 재 본다.

제일 싫은 프리젠테이션 유형 1위 "시간초과"

리허설을 하는 자신의 모습을 촬영한 후 분석하다.

비교적 복잡한 내용을 담고 있는 슬라이드인 경우에는 큰 것부터 먼저 설명하는 것이 좋다.

다음에 나올 슬라이드의 내용을 사전에 파악하여 연결을 매끄럽게 한다.

눈을 맞춰라, 그러면 안되는 것도 될 수 있다.

아이컨택은 Mr.Big에게 다가가는 호의적 행위이다.

아이컨택은 발표자를 더욱 돋보이게 한다.

아이컨택은 발표자의 메시지를 더욱 강력하게 해준다.

강조할때 : 무언가 중요한 메시지를 강하게 전달할 필요가 있을때에는 가장 중요한 사람 Mr.Big과 아이컨택을하며 이야기한다.

고개를 끄덕이며 나를 바라보고 있는 사람을 더 많이 쳐다본다.(끝까지 함께 해줄 최고의 아군이다.)

적절한 속도로 지루하지 않도록 위치를 이동하여 Mr.Big의 눈만이 아닌 머리가 움직일 수 있게 해 준다.

청중의 참여를 유도하면 청중과 당신이 같이 편해진다.

 

Part 5 성공하는 프리젠테이션의 "ㄲ"

"훌륭한 프리젠테이션을 만들 수 있는 성공 DNA를 알아내다"

"꿈, 깡, 꾀, 꾼, 꼴, 끝, 끈"

훌륭한 프리젠테이션에는 "꿈"이 있다. : Mr.Big에게 3개월 후 하나만을 기억하라고 했을 때 떠올리게 할 것은 무엇인가? 이 답을 얻기 위한 프리젠테이션이 진행되도록 최선을 다했다. 이게 바로 프리젠테이션이 가진 꿈이였다.

훌륭한 프리젠테이션에는 "깡"이 있다 : 훌륭한 발표자는 자신이 말하고 싶은 내용을 빙빙 돌리지 않고 정곡을 찌르는 이야기만을 했으며 중요한 내용을 간단하고 명쾌한 단어 및 요약하여 핵심만을 이야기에 담았다. 명쾌한 단어

훌륭한 프리젠테이션에는 "꾀"가 있다 : 단순하게 사실만을 나영하는 것이 아닌, Mr.Big을 휘어잡을 수 있는 그 나름대로의 전략을 느낄 수가 있었다. 무엇을 들었을 때 이해가 빨리 될까?를 고민하며 순서배열에도 전략적으로 시도 했으며 중요한 사실에 대해서는 비유와 비교를 통해 가슴으로 파고 들기 위한 노력을 했다.

훌륭한 프리젠테이션에는 "꾼"이 있다 : 유머와 위트를 가미한 멘트를 날리면서, 어떤때는 엄수한 분위기를 어떤 때는 즐겁고 들뜬 분의기를 의도적으로 만들었다. 차가운 머리만이 아닌, 감정을 느끼는 가슴까지도 휘어 잡으면서..

훌륭한 프리젠테이션에는 "꼴"이 있다 : 멋있고 정갈한 시각자료들이 존재했다.

훌륭한 프리젠테이션에는 "끝"이 있다 : 프리젠테이션이 진행되는 동안 다루었던 내용들이 다시 한번 종합정리되어 마치 매듭을 지어 주는 것처럼 느껴졌고 스토리가 탄탄한 영화처럼 클라이맥스가 있는 영화처럼...

훌륭한 프리젠테이션에는 "끈"이 있다 : 모든 청중들이 발표자와 하나의 끈으로 연결되듯하여 누구도 소외되어 있거나 외로움을 느끼지 않아다.

앞으로 프리젠테이션을 준비할 때는 중요한 부분을 놓치지 않기 위해 이 블로그 글을 한번씩 보고 시작해야겠습니다.

끝.